La Agencia Tributaria ha activado el sistema Verifactu, una nueva funcionalidad que permitirá a autónomos y pequeñas empresas enviar sus facturas en tiempo real a Hacienda, dentro del marco de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Este sistema, que pretende reforzar el control sobre la facturación y evitar la manipulación de los datos contables, será especialmente relevante para los autónomos y pymes que deban adaptarse a los nuevos requisitos técnicos.

En este artículo explicamos qué es el sistema Verifactu, cómo se aplica, quiénes están obligados, qué beneficios o problemas puede conllevar su implementación y cómo deben prepararse los pequeños negocios para cumplir con esta nueva obligación.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Verifactu es un sistema habilitado por la AEAT que permite a los contribuyentes emitir facturas electrónicas a través de sistemas informáticos de facturación que envían automáticamente la información a Hacienda, en el mismo momento en que se generan.

Este sistema no es obligatorio por ahora, pero quienes lo utilicen deberán cumplir con unos requisitos técnicos y de seguridad muy precisos, y sus sistemas deberán estar debidamente certificados y ajustados a las especificaciones de la AEAT.

Base legal del sistema: la Ley Antifraude

La puesta en marcha de Verifactu se enmarca en lo previsto en el art. 29.2.j) de la Ley General Tributaria, modificado por la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que exige que los sistemas informáticos de facturación:

• Garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• No permitan alteraciones ni destrucciones sin dejar rastro.
• Estén debidamente certificados y cumplan con las especificaciones técnicas del reglamento que próximamente será aprobado.

Afectados por el sistema Verifactu

Afectará a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas mediante sistemas informáticos. Aunque todavía no es obligatorio, se espera que en los próximos meses o años su uso sea recomendado y posteriormente exigido como parte de los sistemas de facturación verificables.

De forma específica:

• Autónomos y micropymes que facturen mediante software tendrán que adaptar sus herramientas para cumplir con la ley.
• Las empresas que se acojan voluntariamente al sistema Verifactu, deberán permitir la remisión inmediata y automática de las facturas a Hacienda.
• Las empresas que no se adhieran (por ahora) seguirán obligadas a cumplir con los futuros requisitos de los sistemas informáticos (una vez se apruebe el Reglamento técnico).

Nuevo formato de facturas

Las facturas generadas mediante un sistema Verifactu deberán incluir una serie de elementos adicionales y cumplir estrictamente con criterios técnicos y formales definidos por la AEAT, cuyo detalle definitivo se recogerá en el futuro Reglamento. No obstante, ya se conocen algunos de los elementos esenciales que deberán integrar:

• Código QR obligatorio, que permitirá a Hacienda y al receptor comprobar que la factura ha sido registrada y enviada correctamente al sistema Verifactu.
• Indicador de remisión, es decir, una marca o texto visible que confirme si esa factura ha sido remitida o no a la AEAT en tiempo real.
• Encadenamiento hash, que es un mecanismo técnico que impide la alteración de la factura una vez generada. Se utiliza para garantizar la trazabilidad y la inalterabilidad del documento.
• Formato estructurado y legible por máquina, lo que supone que el contenido de la factura estará digitalizado de forma estandarizada (XML u otro formato aprobado), además de ser legible para el usuario humano.

Esto supone que las nuevas facturas ya no podrán editarse, borrarse ni regenerarse sin dejar rastro, y que toda operación quedará registrada con su correspondiente sello de tiempo y control técnico, incluso en caso de rectificaciones.

Ventajas e inconvenientes del sistema Verifactu.

Ventajas:

• Reducción del riesgo de inspección fiscal, al compartir en tiempo real la facturación.
• Transparencia y trazabilidad total de los ingresos.
• Mejora en la confianza del sistema tributario y en la lucha contra el fraude.

Inconvenientes y retos:

• Necesidad de adaptar o sustituir el software de facturación.
• Costes derivados de la adquisición de sistemas certificados o actualizaciones.
• Posibles problemas de privacidad o preocupación por el control fiscal en tiempo real.

Sanción por incumplimiento y herramienta gratuita de la AEAT.

Una vez aprobado el Reglamento y en vigor la obligación de contar con sistemas verificados:

• El uso de programas no autorizados o la manipulación de registros podrá constituir infracción tributaria grave, sancionada con multas que podrían alcanzar hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal afectado.
• La empresa podría ser objeto de comprobaciones inspectoras, con revisión retroactiva de sus sistemas contables.

Para facilitar la adaptación al nuevo sistema, la Agencia Tributaria tiene previsto lanzar una aplicación gratuita entre junio y septiembre de 2025. Esta herramienta permitirá a autónomos y pequeñas empresas emitir facturas electrónicas conformes al sistema Verifactu sin necesidad de adquirir software adicional.

Conclusión

En conclusión, el sistema Verifactu supone un avance hacia la digitalización y control en tiempo real de las obligaciones tributarias, con especial impacto para autónomos y pequeñas empresas. Aunque su aplicación no es aún obligatoria, es recomendable anticiparse al cambio normativo y empezar a adaptar los sistemas de facturación cuanto antes.

Desde el punto de vista jurídico, Verifactu representa una herramienta útil para garantizar la transparencia, pero también impone nuevas cargas técnicas y administrativas que pueden suponer un reto para los pequeños negocios. La clave estará en una adaptación progresiva y asesorada que evite sanciones futuras y facilite el cumplimiento con la normativa antifraude.